Siamo a fine anno e tutti danno per scontato che ogni azienda abbia già realizzato la pianificazione economica per il 2020. Nella realtà pochi lo fanno proprio a causa della sua complessità.
Immaginare di prevedere costi e ricavi dei prossimi mesi o addirittura del prossimo anno spaventa sempre e viene scartata a priori perché troppo complessa. Ipotizzando inoltre di averla realizzata si è coscienti che questa va tenuta sotto controllo per capire gli scostamenti tra il pianificato e il reale e porre in atto le relative contromisure. Altrimenti che senso avrebbe farla?
Di fronte ad un compito che ai più sembra insormontabile la maggior parte delle PMI (piccole e medie imprese) desiste, spesso con la scusa che pianificare e tenere sotto controllo la gestione è un vero e proprio lavoro e dato che spesso chi dovrebbe effettuarla è comunque coinvolto nelle attività di tutti i giorni il tempo non è mai sufficiente.
Di fronte a questa domanda si sente spesso dire:
"Non siamo certo una grande impresa.. Non ci possiamo permettere un direttore finanziario o operativo, e non posso farla certo io, altrimenti non riuscirei a stare dietro a tutte le altre attività. Dovrebbe farla il mio commercialista."
In odoo è presente uno strumento molto semplice ma estremamente potente per poter iniziare a introdurre in azienda un semplice processo di pianificazione economica e controllo senza dover necessariamente perdere giorni con excel collegati ad altri excel rincorrendo dati in giro per l'azienda.
Questo strumento è il Budget e vediamo come funziona.
Per farlo immaginiamo per un attimo di essere una piccola agenzia di comunicazione chiamata Baggettiamo srl che offre tre servizi (Realizzazione Logo 500 €, Realizzazione Company profile 1000€ e Realizzazione Sito Web 2000 €).
Prima di tutto il Budget va attivato dalla configurazione dell'App Contabilità. 
Una volta attivato è necessaria una breve fase di configurazione. Nella fase di configurazione dobbiamo creare quelle che vengono chiamate "Posizioni di Budget". Le posizioni di budget sono delle vere e proprie categorie di costo o di ricavo. Pertanto in Baggettiamo creiamo 3 posizioni di budget "Ricavi per servizi", "Costi risorse" e "Spese per trasferte"
L'oggetto principale è ovviamente il Budget. Il Budget ha un nome e un periodo di riferimento, oltre che un responsabile (che di default è colui che lo sta creando). Ogni budget ha una o più linee di budget. Ogni linea di budget infatti rappresenta lo specifico costo o ricavo in un periodo ristretto del budget.
In Baggettiamo creiamo 2 Budget per il 2020 . Servizi 2020 e Gestione 2020 .
Ad esempio immaginiamo che l'azienda Baggettiamo volendo chiudere il 2020 con un aumento di fatturato del 20% ipotizzi di vendere 2 servizi in più ogni mese rispetto allo scorso anno e quindi 6 loghi, 3 company profile e 2 siti web. I ricavi mensili ipotizzati pertanto saranno pari a 10.000€ . Nel budget Servizi 2020 inseriamo 12 linee di budget una per ogni mese e relative alla posizione di budget Ricavi per servizi. Ogni linea di budget ha due valori Valore pianificato e Valore reale. Inseriamo 10.000 € nel valore pianificato.
Ipotizziamo che ogni mese spenderemo circa 1000 euro per spese di trasferta per visitare clienti, meeting ecc.. Inseriamo pertanto altre 12 linee di budget con un pianificato di -1.000 €, una per ogni mese e ognuna relativa alla posizione di budget Spese per trasferte.
Infine ipotizziamo che l'80% del tempo di ogni dipendente dell'agenzia (compresi noi stessi) venga dedicato alle attività di produzione e quindi nella realizzazione di loghi, company profile o siti web. Ipotizzando un costo mensile totale per tutte le risorse pari a 8.000 € inseriamo pertanto altre 12 linee di budget da -6.400 € sulla posizione Costi Risorse.
Analogamente inseriamo nel budget Gestione 2020 tutte le spese non collegate direttamente alla produzione (quindi attività di marketing, commercialista, licenze odoo, consulente del lavoro, ecc...)
I nostri budget e la nostra pianificazione annuale sono completati!
Mano mano che in odoo inseriremo ore su attività di produzione o emetteremo/riceveremo fatture, il valore reale di ogni linea di budget verrà popolato automaticamente. Inoltre odoo segnalerà in ogni momento se si è in linea con i costi ricavi stimati o se si è sopra o sotto budget permettendo di intervenire per tempo.
Infine grazie alle Attività di odoo sarà possibile creare un semplice processo di controllo periodico per analizzare l'andamento societario grazie a degli alert mensili. Inoltre non dovendo reperire dati da altre fonti ma avendo tutto in un unico punto ogni dato è perfettamente integrato in ogni momento!
Come si è visto non è complesso iniziare a fare pianificazione e con odoo è estremamente semplice . Grazie alla totale integrazione la maggior parte del tempo che si perderebbe per reperire tutti i dati da fonti diverse e non collegate svanisce facilmente (Vendite, Fatturazione, Timesheet, Rimborsi spese ecc..).
Mano mano che l'azienda crescerà il processo di pianificazione e controllo potrà essere arricchito con nuovi budget nuove posizioni e nuovi responsabili mantenendone però la logica e la semplicità iniziale.
In odoo anche processi normalmente complessi diventano semplici e immediati!